Q&A – Liquiditätsrechung und Liquiditätsplanung mit SAP

Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung mit SAP

Interdependenzen betrieblicher Ziele

Die PARADIGMA AG entwickelte eine eigenständige Liquiditätsrechnung, deren Zielsetzung es ist, die aktuelle Finanzlage des Unternehmens aufzuzeigen und die Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode zu ermöglichen. Diese Anwendung läuft parallel zur Buchhaltung und ist so konzipiert, dass auf Basis der Planzahlen auch die Liquiditätsplanung abgebildet werden kann.

Da sowohl die Buchhaltung als auch die Liquiditätsrechnung auf denselben Geschäftsvorgängen aufbauen, sind die Informationen für die Kapitalflussrechnung tagesaktuell einsehbar – es handelt sich also um eine „Realtime Kapitalflussrechnung“, die nicht erst nach dem Periodenabschluss verfügbar ist.

Cash Flow Statement and Management
Cash Flow Statement and Management

Im Rahmen der Veröffentlichung des Jahresabschlusses wird ein Einblick in die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage des Unternehmens gefordert. Während die Vermögens- und Ertragslage durch die Bilanz und die GuV-Rechnung repräsentiert wird, soll die Kapitalflussrechnung einen Einblick in die Finanzlage gewähren.

Als Informationsbasis dienen dabei heute fast nur die Daten der Buchhaltung. Historisch betrachtet, ist es nicht die Zielsetzung der Buchhaltung, Informationen über die Finanzlage und Finanzkraft eines Unternehmens zu liefern. Ausschließlich auf Einnahmen und Ausgaben stellt dagegen die Kameralistik mit einer anders ausgerichteten Zielsetzung ab.

Bei der Erstellung der Kapitalflussrechnung (Statement of Cash Flows) wird, wegen der zuvor genannten mangelnden Aussagekraft der Buchhaltung, die direkte Methode so gut wie nie angewandt. Stattdessen kommt die indirekte Methode zur Anwendung, um die erforderlichen Informationen aus dem Periodenabschluss derivativ abzuleiten.

Da die Erstellung der Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode derzeit noch kaum verbreitet ist, finden Sie im Folgenden Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen:

  1. Was heißt „Realtime Kapitalflussrechnung“?
  2. Handelt es sich bei der Liquiditätsrechnung um eine zusätzliche IT-Anwendung?
  3. Liquiditätsrechnung – was genau kann man darunter verstehen und wie funktioniert sie?
  4. Besitzt die Liquiditätsrechnung noch weitere Funktionalitäten?
  5. Welchen Vorteil bietet die Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung und wie lange dauert eine Installation?
  6. Wie unterscheidet sich die Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung vom SAP®-Liquidity-Planner? Warum ein zusätzliches Produkt installieren?
  7. Wir haben zahlreiche Buchungskreise und unterschiedliche Kontenpläne im Einsatz – muss bzw. kann die Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung für jeden Buchungskreis installiert werden?
  8. Wie können wir zwischen den internen und externen Geschäftsbeziehungen unterscheiden, um den Aufwand bei der Konsolidierung zu minimieren?
  9. Die Buchungskreiswährungen unserer in- und ausländischen Tochtergesellschaften sind verschieden. Wird eine Umrechnung in die Konzernwährung vorgenommen?
  10. Mit unserer jetzigen Vorgehensweise können wir die Daten für die Veröffentlichung der Kapitalflussrechnung auch ermitteln. Warum sollten wir jetzt die Methodik wechseln?
  11. Warum sollen wir die direkte Methode einsetzen? Was sind die Vorteile der direkten Methode gegenüber der indirekten?
  12. Können wir auch unterjährig starten und können auch vergangene Geschäftsjahre berücksichtigt werden?
  13. Welcher laufende Administrations- oder Supportaufwand entsteht und sind Anpassungen an vorgelagerten Systemen, z.B. Fakturierung, EDI-Eingangsrechnungen usw. erforderlich?
  14. Welche Fachabteilung muss bei der Implementierung eingebunden werden?
  15. Wie tangiert die Liquiditätsrechnung die Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse und werden ggfs. zu viele interne Informationen veröffentlicht?
  16. Wie ist die Kompatibilität bei Änderungen seitens SAP sichergestellt?

Weitere Informationen erhalten Sie per E-Mail: franz.meyer@paradigma-ag.de

1. Was heißt „Realtime Kapitalflussrechnung“?

Korrekter wäre es, von einer Liquiditätsrechnung zu sprechen. Die Kapitalflussrechnung – als gesetzlicher Bestandteil des Periodenabschlusses – stellt somit einen Report dar, der aus den Daten dieser Liquiditätsrechnung erstellt wird. Die Liquiditätsrechnung verarbeitet die Geschäftsvorgänge des Vortages, so dass die Daten am Folgetag zur Verfügung stehen.
Wie aus den Salden der Buchhaltung die Bilanz als Report jederzeit erstellt werden kann, so kann auch die Kapitalflussrechnung jederzeit als Report aus den Daten der Liquiditätsrechnung erstellt werden.

2. Handelt es sich bei der Liquiditätsrechnung um eine zusätzliche IT-Anwendung?

Nein, es handelt sich um eine in die SAP®-Umgebung komplett integrierte Anwendung. Die Liquiditätsrechnung läuft als gekapseltes Modul im Hintergrund. Sowohl die Datenhaltung als auch die Datensicherung bzw. Archivierung erfolgen in der SAP®-Umgebung. Die Daten der Liquiditätsrechnung sind dabei, u.a. für die Erstellung der Kapitalflussrechnung am Folgetag verfügbar, und müssen nicht erst nach dem Periodenabschluss ermittelt werden.
Ohne die neue Anwendung Liquiditätsrechnung ist die Erstellung der Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden – falls überhaupt möglich.

3. Liquiditätsrechnung – was genau kann man darunter verstehen und wie funktioniert sie?

Aufgrund der vom Unternehmen festzulegenden Liquiditätspositionen, besteht eine einheitliche Datenstruktur für alle Konzerngesellschaften – unabhängig vom jeweiligen Kontenplan. Des Weiteren liegt der Anwendung ein Konzept bzw. ein Algorithmus zugrunde, vergleichbar mit der Erstellung einer Buchung in der Buchhaltung. Dieser Algorithmus zerlegt jeden Geschäftsvorfall in die, für die Liquiditätsrechnung relevanten Elemente und erstellt daraus sowohl Einzelsätze als auch Summensätze, die technisch mit dem entsprechenden Pendant in der Buchhaltung verglichen werden können. Dieses Konzept bzw. dieser Algorithmus ist nicht SAP-spezifisch und kann auch in jedem anderen ERP-System installiert werden.

4. Besitzt die Liquiditätsrechnung noch weitere Funktionalitäten?

Neben der Liquiditätsrechnung ist auch die Liquiditätsplanung in dieses Modul integriert. Somit können außer den Istdaten auch die Plandaten in dieser Anwendung verarbeitet werden – vergleichbar mit den Ist- bzw. Plandaten der Buchhaltung. Mit Hilfe unterschiedlicher Planungsversionen können auch unterschiedliche Liquiditätsplanungsversionen erzeugt werden. Die Daten des standardmäßig durchgeführten GuV-Planungsprozesses werden dabei in die Liquiditätsplanung übernommen. Durch die Verarbeitung der Planzahlen werden die zukünftigen Auswirkungen auf die Finanzmittel des Unternehmens ermittelt und aufgezeigt.
Um eine vollständige Liquiditätsplanung zu erstellen, werden noch weitere Plandaten benötigt, wie der RHB-Einkauf, der Einkauf von Handelswaren, geplante Investitionen usw. Bilanzpositionen, wie die liquiden Mittel, Forderungen und Verbindlichkeiten leiten sich damit direkt aus der Liquiditätsplanung ab. Die Liquiditätsplanung bildet den Zeitraum der GuV-Planung ab und beantwortet die Frage, woher die liquiden Mittel kommen und wofür werden sie ausgegeben werden.

5. Welchen Vorteil bietet die Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung und wie lange dauert eine Installation?

Die Installationsdauer liegt je nach Komplexität im Unternehmen bei ca. 15 PT. Ein schneller Return of Investment ist damit gewährleistet, da u.a. die Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode sich unmittelbar aus den Daten der Liquiditätsrechnung ergibt und diese Daten am Folgetag verfügbar sind. Die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten in der Liquiditätsrechnung ist mit Hilfe eines Drill down bis zum Buchhaltungsbeleg möglich. Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung stellen ein komplett eigenständiges und gekapseltes Modul innerhalb der SAP®-Anwendung dar. Die in der Liquiditätsrechnung festgelegten Rahmenbedingungen gelten dabei auch für die Liquiditätsplanung.

6. Wie unterscheidet sich die Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung vom SAP®-Liquidity-Planner? Warum ein zusätzliches Produkt installieren?

Der SAP®-Liquidity-Planner versucht über die Bewegungen der Bank- und Kassenkonten sowie etlichen Customizing-Einstellungen, aus den Buchhaltungsdaten die notwendigen Informationen retrograd für die Kapitalflussrechnung zu gewinnen. Manuelle Eingriffe und Ergänzungen sind unabdingbar. Die Buchhaltungsdaten sind aber nicht die geeignete Basis für eine zeitnahe Liquiditätsrechnung bzw. für die Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode. Insbesondere dann nicht, wenn es gilt, die Frage nach der Mittelherkunft bzw. Mittelverwendung exakt und vollständig zu beantworten. Diese Nachteile treten noch deutlicher bei der Liquiditätsplanung zutage.

7. Wir haben zahlreiche Buchungskreise und unterschiedliche Kontenpläne im Einsatz – muss bzw. kann die Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung für jeden Buchungskreis installiert werden?

Die notwendigen Customizing-Einstellungen erfolgen pro Kontenplan (operativer Kontenplan) und gelten für alle aktivierten Buchungskreise innerhalb eines Mandanten. Falls weitere operative Kontenpläne in einem ERP-System vorhanden sind, stellt dies für die Liquiditätsrechnung kein Problem dar. Um auch diese Kontenpläne einzubinden, müssen die notwendigen Einstellungen übernommen werden. Wenn die Liquiditätspositionen für alle Kontenpläne zentral vorgegeben werden, was unbedingt empfohlen wird, können die Daten der Liquiditätsrechnung, unabhängig vom operativen Kontenplan, für die Konsolidierung zusammengefasst werden.

8. Wie können wir zwischen den internen und externen Geschäftsbeziehungen differenzieren, um den Aufwand bei der Konsolidierung zu minimieren?

Die Partnergesellschaft wird aufgrund der Informationen aus dem Kreditoren- bzw. Debitorenstammsatz in der Liquiditätsrechnung mitgeführt. Bei der Datenselektion sind gegebenenfalls auch die Partnergesellschaft(en) einzugeben. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass der Ausschluss aller Partnergesellschaften bei der Datenselektion nur die Geschäftsbeziehungen mit externen Geschäftspartnern zeigt. Wenn es sich bei den Partnergesellschaften ausschliesslich um Gesellschaften handelt, die voll konsolidiert werden, erleichtert dies die Konsolidierung erheblich. Die Informationen der Liquiditätsrechnung aus verschiedenen ERP-Systemen können nach den gleichen Selektionsbedingungen erstellt und zusammenführt werden.

9. Die Buchungskreiswährungen unserer in- und ausländischen Tochtergesellschaften sind verschieden. Wird eine Umrechnung in die Konzernwährung vorgenommen?

Da die vorhandenen Währungen des Rechnungswesens übernommen werden, ist eine Umrechnung für die Liquiditätsrechnung nicht erforderlich. Die Daten der Liquiditätsrechnung stimmen exakt mit den Daten der Buchhaltung auf Ebene der Liquiditätspositionen überein. Im klassischen Hauptbuch können zwei Währungen, im neuen Hauptbuch drei Währungen parallel geführt werden, die wiederum von der Liquiditätsrechnung übernommen werden. Somit entstehen keine Währungsdifferenzen zwischen der Buchhaltung und der Liquiditätsrechnung.

10. Mit unserer jetzigen Vorgehensweise können wir die Daten für die Veröffentlichung der Kapitalflussrechnung auch ermitteln. Warum sollten wir jetzt die Methodik wechseln?

Bei der indirekten Methode zur Erstellung der Kapitalflussrechnung (Statement of Cash Flows) werden die Daten derivativ aus der GuV sowie der Bilanz mit nicht unerheblichem Aufwand gewonnen. Der Informationsgehalt einer Kapitalflussrechnung nach der klassischen, indirekten Methode wird dabei aus den Buchhaltungsdaten retrospektiv abgeleitet und ist erst mit zeitlichem Verzug nach dem Periodenabschluss bzw. Jahresabschlusses verfügbar. Einerseits ist die Analyse und Interpretation der Informationen wegen der Ableitung aus den Buchhaltungsdaten begrenzt und andererseits ist der Zeitpunkt der Erstellung für steuernde Massnahmen bereits zu spät.
Die Daten zur Erstellung der Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode lassen sich aus der Buchhaltung bzw. den Salden der Konten nicht unmittelbar ableiten. Deshalb werden die Daten der Liquiditätsrechnung, die zeitnah Auskunft über die Mittelherkunft und die Mittelverwendung geben, hier nach einem speziellen Algorithmus ermittelt und als separate Datenbestände geführt. Damit sind die Voraussetzungen für die Erstellung der Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode auch für den Bereich der operativen Geschäftstätigkeiten geschaffen.

11. Warum sollen wir die direkte Methode einsetzen? Was sind die Vorteile der direkten Methode gegenüber der indirekten?

IASB und FASB haben bereits 2004 die Empfehlung ausgesprochen, ausschließlich die direkte Methode im Rahmen des Perioden- bzw. Jahresabschlusses anzuwenden. Nur der Widerstand der Unternehmen, die die Probleme bei der Umsetzbarkeit und die erheblichen Kosten als Gegenargument anführten, hat bisher eine verbindliche Regelung verhindert.
Mit der hier vorgestellten Liquiditätsrechnung sind diese Argumente nicht mehr relevant und die Konsolidierung der Kapitalflussrechnungsdaten wird im Konzern erheblich vereinfacht.
Während der Bereich „Investitionen“ in der Kapitalflussrechnung bereits heute nach der direkten Methode abzubilden ist, gilt für Geschäftsjahre, die nach dem 01.01.2015 enden, dass der „Finanzierungsbereich“ ebenfalls nach der direkten Methode abgebildet werden muss. Somit stellt sich die Frage, wann wird der Bereich der Operativen Geschäftstätigkeit nach der direkten Methode abzubilden sein – und welcher Aufwand entsteht damit?

12. Können wir auch unterjährig starten und können auch vergangene Geschäftsjahre berücksichtigt werden?

Eine rückwirkende Erstellung der Liquiditätsrechnung ab Geschäftsjahresbeginn oder ab Beginn des vorherigen Geschäftsjahres kann zu Vergleichszwecken problemlos durchgeführt werden. Voraussetzung ist, dass die originären Belege der Geschäftsvorgänge noch im SAP®-System verfügbar sind. Wenn eine Saldenmigration durchgeführt wurde, ist die Liquiditätsrechnung für ein solches Geschäftsjahr rückwirkend nicht möglich, da die einzelnen Geschäftsvorgänge und nicht die Daten der Buchhaltung, die Basis für die Liquiditätsrechnung bilden.

13. Welcher laufende Administrations- oder Supportaufwand entsteht und sind Anpassungen an vorgelagerten Systemen, z.B. Fakturierung, EDI-Eingangsrechnungen usw. erforderlich?

Grundsätzlich ist mit der Anwendung Liquiditätsrechnung und Liquiditätsplanung kein laufender Administrations- oder Supportaufwand verbunden. Wenn ein zusätzliches Konto in der Buchhaltung angelegt wird, so muss dieses Konto auch in die Liquiditätsrechnung mit eingefügt werden, ebenso wie dies bspw. für das Controlling und für die bestehenden Reports – z.B. für die Bilanz – notwendig ist. Änderungen oder Anpassungen an anderen Modulen sind weder erforderlich noch vorgesehen.

15. Wie tangiert die Liquiditätsrechnung die Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse und werden ggfs. zu viele interne Informationen veröffentlicht?

Grundsätzlich tangiert die Liquiditätsrechnung die Abschlussaktivitäten nicht. Die Daten stehen jeweils am Folgetag zur Verfügung und die Kapitalflussrechnung kann aus den Daten der Liquiditätsrechnung erstellt werden. Eine Selektion und Analyse der Daten nach der bisherigen Vorgehensweise für die Erstellung der Kapitalflussrechnung nach der indirekten Methode entfällt. Bezüglich der detailliert vorhandenen Informationen liegt es im Ermessen des Unternehmens, wie diese Daten für die Veröffentlichung verdichtet werden.

16. Wie ist die Kompatibilität bei Änderungen seitens SAP sichergestellt?

Die Anwendung ist in SAP® ABAP Objects geschrieben. Das zugrunde liegende Konzept bzw. der zuvor bereits erwähnte Algorithmus ist systemunabhängig und kann auch für andere ERP-Systeme, bspw. für Oracle Financials angewandt werden. Solange die Grundvoraussetzungen: Konto-Nummern, Betrag, Währung(en), Soll/Haben, Buchungsdatum (Periode) und ggfs. Partnergesellschaften – gegeben sind, ist die Anwendung gegenüber Änderungen resistent.